Ny personvernlov - GDPR

Håndtering av personopplysninger

1 Innledning

Via informasjonen i dette dokumentet vil vi, Holgers AS, som ansvarlige for dine personopplysninger beskrive hvordan vi behandler dine personopplysninger i ulike situasjoner, samt opplyse deg om dine rettigheter i forbindelse med håndteringen.
Når vi behandler personopplysningene dine skjer behandlingen kun innen EU. Vi har plikt til å informere deg om dette i henhold til databeskyttelsesloven (EU 2016/679), også kalt GDPR.
Denne informasjonen retter seg mot deg som er kunde/leverandør, eller kontaktperson for kunde/leverandør hos oss.

I følgende avsnitt, som vi oppfordrer deg til å lese, opplyser vi om vår behandling av dine personopplysninger.
Ansvarlig for dine persondata er Holgers AS (org. nr. 983 561 365). Hvis du ønsker mer detaljert informasjon, har spørsmål eller vil benytte deg av dine rettigheter ber vi deg om at du kontakter oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor. Om du ønsker å benytte deg av dine rettigheter er det nødvendig at vi forsikrer oss om din identitet og du må derfor bevise hvem du er før vi kan reagere på din henvendelse. Legg derfor en kopi av din legitimasjon i disse tilfellene, så svarer vi deg på din folkeregistrerte adresse.

Holgers AS
Halumveien 11
3158 Andebu
E-post: post@holgers.no

 

2 Dine rettigheter

I dette avsnittet vil vi informere deg om dine rettigheter. Du har rett til å:

  • Få informasjon om hvilke data vi oppbevarer om deg og hvordan vi behandler disse opplysningene. Den informasjonen fremgår i dette dokumentet.
  • Få bekreftelse på om personopplysninger som angår deg behandles eller ikke, samt i så fall ta del i hva informasjonen består av. Kontakt oss ved hjelp av kontaktinformasjonen ovenfor for å ivareta denne rettigheten.
  • Klage hos tilsynsmyndigheten om du mener at vi behandler dine personopplysninger feil eller ikke ivaretar dine rettigheter. I skrivende stund er det Datatilsynet som er tilsynsmyndighet og du finner mer informasjon på https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-skjema/nye-personvernregler/
  • Få rettet eller slettet feilaktige opplysninger, samt komplettert ufullstendige opplysninger. Kontakt oss ved hjelp av kontaktinformasjonen ovenfor for å ivareta denne rettigheten.
  • Kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset eller stanset. I noen tilfeller benytter vi dine personopplysninger fordi vi har berettiget interesse. Om du ikke deler vår bedømming om at vi har berettiget interesse kan du kreve at vi stanser håndteringen eller begrenser håndteringen i henhold til dine ønsker. Dette gjelder særlig når det gjelder benyttelse av dine personopplysninger i markedsføringsøyemed. Om du ikke ønsker å motta markedsføring fra oss så respekterer vi det. Kontakt oss ved hjelp av kontaktinformasjonen ovenfor for å ivareta denne rettigheten.

 

3 Vår håndtering av dine personopplysninger

I avsnittet nedenfor beskriver vi hvilke personopplysninger og hvordan vi behandler disse opplysningene om deg i ulike situasjoner.

3.1. Når du er kunde, leverandør eller kontaktperson for kunde/leverandør, hos oss

For å kunne fullføre våre forpliktelser overfor deg trenger vi å kunne kommunisere med deg, for eksempel for å sende deg informasjon i henhold til avtale og for å kunne dele informasjon med deg. Til dette formålet er det nødvendig for oss å behandle dine kontaktopplysninger så som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Din e-postadresse kan også komme til å bli benyttet som brukernavn i tjenester vi bruker for å dele informasjon med deg.

Vi behandler dine personopplysninger i vårt e-postsystem, forretningssystem/ordrehåndteringssystem, CRM/kunderelasjonssystem, og filhåndteringssystem. Vi videresender ingen informasjon om deg utenfor vår egen organisasjon, men våre kontaktpersoner hos leverandører av systemene nevnt ovenfor vil i enkelte tilfeller måtte ha tilgang for å kunne vedlikeholde disse systemene. Dette vil da skje i henhold til vår avtale med leverandørene av de nevnte systemene, denne avtalen vil også være i henhold til GDPR forskriften.

For å utføre våre lovpålagte krav og ivareta våre lovmessige rettigheter, for eksempel i forbindelse med at vi gir tilbud, registrerer ordre og fakturerer er det nødvendig å kunne identifisere det individ som er vår kontaktperson hos kunden/leverandøren samt lagre dokumentasjon som bevis. Til dette formålet er det nødvendig for oss å behandle dine kontaktopplysninger så som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse samt i noen tilfeller din signatur. Dine opplysninger lagres i den tidsperiode som lovgivningen krever og så lenge som er nødvendig for å ivareta våre lovmessige rettigheter.

Noen ganger benytter vi ditt navn og din e-postadresse for å markedsføre våre tjenester. Det ligger i vår virksomhets berettigede interesse å utvikles, men vi tar hensyn dersom du ikke ønsker å motta markedsføring fra oss. Det betyr at dersom du ikke ønsker å motta markedsføringsinformasjon fra oss så kontakter du oss og gir oss beskjed om dette. Vi vil da påse at du ikke mottar markedsføring fra oss i fremtiden.

 

Oppdatering av informasjonen

Vi oppdaterer denne informasjonen i forbindelse med at vi endrer vårt tilbud og arbeidsmetode. Siste og gjeldende informasjon vil være tilgjengelig på vår hjemmeside www.holgers.no. Dersom vi gjør store endringer vil vi ta, i forhold til endringen, rimelige anstrengelser for å informere deg om disse endringene.